Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der Web-Applikation „TEAMS DASHBOARD" verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für den Dienst „TEAMS DASHBOARD" und nicht allgemein für eine Unternehmenswebsite.

Die Web-App richtet sich an Geschäftskunden (B2B).

3. Datenschutzbeauftragter

Für die SSIG-IT GmbH ist ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt.

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten über:

Datenschutz & Informationssicherheit Alb e.K.
E-Mail: info@di-alb.de
Website: https://www.di-alb.de

4. Beschreibung des Dienstes „TEAMS DASHBOARD"

TEAMS DASHBOARD ist eine webbasierte Anwendung zur Auswertung, Visualisierung und Verwaltung von Microsoft-Teams-bezogenen Informationen und Diensten.

Die Anwendung greift auf Cloud-Dienste von Microsoft zu, insbesondere Microsoft 365 / Microsoft Teams, um Funktionen bereitzustellen.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiter, Administratoren oder sonstige berechtigte Nutzer von Kundenunternehmen (B2B).

5. Verarbeitung personenbezogener Daten

5.1 Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung von TEAMS DASHBOARD können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kontoinformationen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Benutzer-ID)
• Technische Nutzungsdaten (z. B. Login-Zeitpunkte, Zugriffszeiten)
• Geräte- und Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem)
• Protokoll- und Fehlerdaten zur Sicherstellung des technischen Betriebs

Die personenbezogenen Daten werden entweder direkt durch den Nutzer bereitgestellt oder aus dem angebundenen Microsoft-365-Tenant des jeweiligen Kunden übernommen (z. B. Entra ID / Microsoft Teams).

5.2 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Web-App TEAMS DASHBOARD
• Authentifizierung und Autorisierung von Nutzern
• Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und Performance
• Fehleranalyse und Missbrauchsprävention
• Support- und Administrationszwecke

5.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Nutzung des Dienstes)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb der Web-App)

6. Empfänger der Daten

Empfänger personenbezogener Daten sind:

• Interne Stellen der SSIG-IT GmbH (z. B. IT-Betrieb, Administration, Support), soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist
• Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter im Rahmen der Nutzung von Microsoft Azure, Microsoft 365 und Microsoft Teams

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

7. Einsatz von Microsoft Cloud-Diensten

TEAMS DASHBOARD nutzt Cloud-Dienste der Microsoft Corporation, insbesondere:

• Microsoft 365
• Microsoft Teams
• Microsoft Azure

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei auf Servern von Microsoft.

Microsoft verarbeitet Daten ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO.

Sofern in Einzelfällen Datenverarbeitungen nicht vom Data Privacy Framework erfasst sind, stützt sich Microsoft ergänzend auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

8. Server-Log-Dateien

Beim Betrieb der Web-App werden automatisch Informationen in Server-Log-Dateien erfasst:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Die Speicherung erfolgt aus Sicherheits- und Stabilitätsgründen und basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: maximal 6 Wochen, danach automatische Löschung.

9. Cookies und lokale Speicherung

TEAMS DASHBOARD verwendet keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen (z. B. Session-Informationen) eingesetzt, die für den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind.

10. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Die Nutzung von TEAMS DASHBOARD erfolgt ausschließlich über eine SSL- bzw. TLS-verschlüsselte Verbindung.

Dadurch sind übermittelte Daten vor dem Zugriff durch Dritte geschützt.

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Benutzerkonten und zugehörige Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald die Nutzung des Dienstes endet, ein Nutzerkonto deaktiviert wird oder der Zweck der Verarbeitung entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: info@ssig-it.com

14. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen können jederzeit formlos per E-Mail widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.