Anwesenheitsübersicht in Microsoft 365: Wer ist da, wer ist im Homeoffice, wer ist außer Haus?
Anwesenheit ist nicht Zeiterfassung. Was Microsoft 365 über Präsenz, Arbeitsort und Abwesenheit weiß, wie eine Übersicht daraus wird und was dabei beim Datenschutz zu beachten ist.
„Anwesenheitsübersicht“ meint im Alltag zwei verschiedene Dinge. Das eine ist die Zeiterfassung: Wer hat wann gestempelt? Das andere ist die Erreichbarkeit: Wer ist gerade da, wer ist im Homeoffice, wen kann ich jetzt anrufen? Dieser Beitrag handelt vom zweiten – und davon, was Microsoft 365 dafür bereits mitbringt.
Drei Signale, die Microsoft 365 kennt
Präsenzstatus. Verfügbar, Beschäftigt, Abwesend, Offline – abgeleitet aus Kalender, Anrufen und Aktivität. Er ist live und braucht keine Pflege. Was die Farben genau bedeuten, erklärt der Beitrag zum Präsenzstatus in Teams.
Arbeitsort. In Outlook und Teams lässt sich pro Tag hinterlegen, ob man im Büro oder remote arbeitet. Viele hybride Teams pflegen das inzwischen konsequent, weil es die Frage „Bist du morgen im Büro?“ überflüssig macht.
Abwesenheit. Die Abwesenheitsnotiz in Outlook schaltet den Status auf „Außer Haus“ und trägt die Rückkehr gleich mit. Für Urlaub, Krankheit und Dienstreise ist das die verlässlichste Quelle.
Dazu kommen die Profildaten aus dem Verzeichnis: Abteilung, Standort, Jobtitel, Telefonnummer.
Warum trotzdem keine Übersicht entsteht
Alle drei Signale sind da – aber verteilt. Teams zeigt den Status pro Chat, Outlook den Arbeitsort pro Person im Kalender, das Verzeichnis die Nummer auf der Profilkarte. Für den Empfang, die Telefonzentrale oder eine Teamleitung, die den Tag plant, fehlt die Fläche, auf der alles zusammen steht.
Ein Präsenz-Dashboard schließt genau diese Lücke: ein Board mit allen Mitarbeitenden, je Person Status, Statusmeldung, Arbeitsort, Telefonnummer, Abteilung und Standort. Filter nach Status („nur Verfügbare“), nach Abteilung oder nach Arbeitsort („wer ist heute im Büro?“). Im Browser, als App in Teams und im Volle-Breite-Modus für den Monitor im Empfang.
Datenschutz: worauf es ankommt
Eine Anwesenheitsübersicht zeigt personenbezogene Daten. Drei Punkte sollten vor der Einführung geklärt sein:
- Zweck und Umfang. Es geht um Erreichbarkeit im Arbeitsalltag, nicht um Leistungskontrolle. Ein Präsenz-Dashboard zeigt den Moment, keine Historie. TeamsDashboard speichert keine Präsenz- oder Profildaten auf eigenen Servern – sie werden direkt aus Microsoft 365 geladen und nur im Browser angezeigt.
- Sichtbarkeit. Nicht jede Organisation will, dass alle alle sehen. Über Microsoft-365-Gruppen legen Sie fest, wer das Dashboard nutzen darf und wer darin erscheint – zum Beispiel nur der Standort oder nur die Servicebereiche.
- Vertragsgrundlage. Ein Anbieter, der Daten im Auftrag verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei TeamsDashboard liegt er offen im Wortlaut und wird im Kundenportal mit einem Klick geschlossen; der Betrieb läuft in Frankfurt.
Wo ein Betriebsrat besteht, gehört das Thema früh auf den Tisch. Die Argumente sind gut: kein Tracking, keine Auswertung, dieselben Daten, die in Teams ohnehin sichtbar sind – nur an einem Ort.
Erster Schritt
Die Live-Demo zeigt das Dashboard mit Beispieldaten, ohne Anmeldung. Für die eigene Organisation gibt es 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte; ein Administrator gibt den Zugriff einmalig frei, danach ist die Übersicht für alle da.