Kundenportal

Das Kundenportal unter teamsdashboard.com/portal ist die Verwaltungsoberfläche Ihrer Organisation. Alles, was TeamsDashboard für Sie einrichtet, erledigen Sie dort selbst – ohne Ticket, ohne Wartezeit.

Erster Besuch: aktivieren

Nach der Microsoft-Freigabe (→ Admin-Onboarding) öffnen Sie das Portal. Mit Ihrer Anmeldung wird der Zugang Ihrer Organisation aktiv – bei einer Testphase beginnen ab jetzt die 14 Tage. Das Portal führt Sie direkt auf den Reiter Vertrag:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen (AVV, Art. 28 DSGVO): Rechtsname und ladungsfähige Anschrift Ihres Unternehmens eintragen, den Vertragstext bei Bedarf aufklappen, die Bestätigung setzen, AVV akzeptieren klicken. Dauer: etwa eine Minute.
2. Die Annahme wird versions- und hashgebunden protokolliert. Das Vertragsdokument steht danach als PDF im Portal bereit; eine Bestätigung mit Nachweis-Link geht an die Vertragskontaktadresse und an die Person, die angenommen hat.
3. Die Hinweise zum AVV im Portal und unten in der App verschwinden.

Die Reiter im Überblick

Admins und Zugangsanfragen

Das Kundenportal verwalten Admins. Wer Admin ist, sehen alle Admins im Reiter Zugänge.

• Erste Anmeldung: Die erste Person Ihrer Organisation, die sich im Portal anmeldet, wird Admin. Nach einem Kauf oder dem Start einer Testphase sind das in der Regel Sie selbst, weil Sie danach direkt ins Portal geführt werden.
• Microsoft-Adminrollen: Globale Administratoren und Teams-Administratoren sind immer Admin, auch wenn es schon Admins gibt. So kann Ihre IT jederzeit übernehmen, etwa wenn ein Admin das Unternehmen verlassen hat. Mit Privileged Identity Management (PIM) aktivieren Sie die Rolle zuerst und melden sich danach neu an. Wer einmal so hereinkam, bleibt Admin, bis ein anderer Admin ihn entfernt.
• Weitere Personen sehen statt der Reiter einen Hinweis, wer bei Ihnen das Portal verwaltet, und den Knopf Zugang anfragen. Die Admins erhalten eine E-Mail und entscheiden im Reiter Zugänge. Die anfragende Person erfährt die Entscheidung per E-Mail.
• Ablehnen ist endgültig, bis ein Admin die Person unter „Abgelehnt“ doch zulässt oder den Eintrag löscht; eine abgelehnte Person kann nicht erneut anfragen.
• Entfernen: Admins entfernen andere Personen im Reiter Zugänge, sich selbst nicht. Ist die entfernte Adresse auch Ihr Vertragskontakt, ändern Sie ihn unter Abrechnung.

Für die App selbst ändert sich nichts: Alle Mitarbeitenden nutzen das Dashboard wie gewohnt, auch ohne Portal-Zugang.

Sichtbarkeits-Gruppen

Standardmäßig sieht jede angemeldete Person die gesamte Organisation. Für größere oder stärker regulierte Organisationen lässt sich das einschränken:

• Zugriffsgruppe – nur Mitglieder dürfen TeamsDashboard überhaupt nutzen.
• Sichtbarkeitsgruppe – nur Mitglieder werden angezeigt.

Beides kann dieselbe Gruppe sein oder getrennt konfiguriert werden. Die Auswertung übernimmt Microsoft Graph über die Berechtigung GroupMember.Read.All, die Sie beim Onboarding freigegeben haben. Änderungen wirken beim nächsten Laden der App.

Branding

Die Kennung Ihrer Organisation (aus dem Firmennamen abgeleitet) wird beim ersten Portal-Besuch automatisch angelegt. Ab dann passen Sie das Erscheinungsbild an. Rechts neben den Feldern (auf kleinen Bildschirmen darunter) zeigt eine Vorschau sofort, wie Anmeldeseite und Dashboard aussehen – umschaltbar zwischen Hell und Dunkel sowie Deutsch und Englisch. Das gerade bearbeitete Element ist dort markiert.

Texte, Farben und Schriftwahl sind zunächst ein Entwurf: Sie sehen sie sofort in der Vorschau und übernehmen sie mit Speichern. Uploads (Logos, Hausschrift) und das Entfernen der Hausschrift wirken dagegen sofort. Logos laden Sie als PNG, JPG oder WebP bis 512 KiB hoch – SVG ist nicht möglich, weil SVG-Dateien aktive Inhalte enthalten können. Ohne helle Akzentfarbe gilt die Standardfarbe. Eine leere dunkle Akzentfarbe übernimmt die helle Farbe.

Der Reiter zeigt Ihren Dashboard-Link mit Branding in der Form https://teamsdashboard.com/app/?tenant=<kennung>. Diesen Link geben Sie an Ihre Mitarbeitenden; in Microsoft Teams ist das Branding über das Teams-Paket automatisch aktiv. Alle Schriften liefert TeamsDashboard selbst aus – externe Schriftdienste wie Google Fonts werden aus Datenschutzgründen nicht geladen.

Wenn die Lizenz abgelaufen ist

Das Portal bleibt erreichbar. Sie sehen einen Hinweis mit dem Ablaufdatum und kommen mit einem Klick in die Abrechnung: Testphasen upgraden dort direkt, Rechnungskunden stellen eine Verlängerungsanfrage, Abo-Kunden pflegen ihre Zahlungsdaten. Die Konfigurations-Reiter sind bis zur Verlängerung gesperrt, Ihre Einstellungen bleiben erhalten.

Häufige Fragen

Kann eine zweite Person ins Portal? Ja – sie meldet sich an und fragt den Zugang an; ein Admin nimmt die Anfrage im Reiter Zugänge an. Wichtige Änderungen (AVV abgeschlossen, Abo gekündigt) bestätigen wir per E-Mail an die Vertragskontaktadresse; eine Kündigung lässt sich bis zum Periodenende im Portal zurücknehmen.

Unser einziger Admin hat das Unternehmen verlassen. Eine Person mit der Rolle Globaler Administrator oder Teams-Administrator meldet sich im Portal an, ist damit Admin und entfernt den alten Eintrag im Reiter Zugänge.

Ich sehe „Kein Zugriff auf das Kundenportal“. Ihre Organisation ist noch nicht eingerichtet (Testphase starten unter teamsdashboard.com/testen) oder ihr Zugang ist gesperrt – melden Sie sich bei uns.

Wie bekomme ich das Vertragsdokument? Reiter Vertrag, Button Vertragsdokument (PDF). Dort finden Sie auch die Nachweise früherer Annahmen – auch nach Vertragsende.

Kann ich einen Reiter direkt verlinken? Ja: teamsdashboard.com/portal#abrechnung öffnet nach der Anmeldung direkt die Abrechnung (ebenso #gruppen, #teams, #branding, #vertrag, #zugaenge).