Präsenzstatus in Microsoft Teams: Was Verfügbar, Beschäftigt und Abwesend wirklich bedeuten
Grün, Rot, Gelb, Grau – der Teams-Status ist schnell gelesen, aber oft falsch verstanden. Was die Farben bedeuten, wann Teams sie automatisch setzt und wie Sie den Status im Team verlässlich halten.
Der Präsenzstatus ist das kleinste und meistgenutzte Signal in Microsoft Teams. Er entscheidet, ob jemand anruft oder lieber eine Nachricht schreibt. Umso wichtiger, dass alle im Team dasselbe darunter verstehen.
Die Zustände im Überblick
| Status | Anzeige | Bedeutung |
|---|---|---|
| Verfügbar | grüner Haken | Angemeldet, aktiv, kein Termin. Anruf willkommen. |
| Beschäftigt | roter Punkt | In einem Termin oder Anruf, oder bewusst gesetzt. Nachrichten kommen an. |
| Nicht stören | roter Punkt mit Strich | Bildschirm wird geteilt oder bewusst gesetzt. Benachrichtigungen bleiben stumm, außer von Prioritätskontakten. |
| Bin gleich zurück | gelbe Uhr | Kurz weg, bewusst gesetzt. |
| Abwesend | gelbe Uhr | Rechner gesperrt oder für einige Minuten keine Aktivität. |
| Offline | grauer Kreis mit Kreuz | Nicht angemeldet, oder Status bewusst auf „Offline erscheinen“ gesetzt. |
| Außer Haus | lila Pfeil | Abwesenheitsnotiz in Outlook aktiv. |
Dazu kommt die Statusmeldung: ein Freitext wie „Bis 14 Uhr im Kundentermin“, den Sie mit Ablaufzeit hinterlegen können. Sie ist oft aussagekräftiger als die Farbe – und wird in den meisten Teams zu selten genutzt.
Was Teams automatisch setzt
Teams leitet den Status aus drei Quellen ab:
- Kalender: Ein Termin im Outlook-Kalender schaltet auf „Beschäftigt“, ein Termin mit der Anzeige „Abwesend“ auf „Abwesend“. Die Abwesenheitsnotiz setzt „Außer Haus“.
- Aktivität in Teams: Ein laufender Anruf oder eine Besprechung setzt „Beschäftigt“, Teilen des Bildschirms „Nicht stören“.
- Aktivität am Gerät: Einige Minuten ohne Eingabe oder ein gesperrter Rechner setzen „Abwesend“. Sobald Sie wieder arbeiten, springt der Status zurück.
Wer den Status selbst setzt, überschreibt die Automatik – dauerhaft oder mit Ablaufzeit. Genau hier entstehen die meisten Missverständnisse: Ein von Hand gesetztes „Beschäftigt“ ohne Ablauf bleibt auch nach dem Termin stehen.
Drei Regeln, die den Status verlässlich machen
Automatik laufen lassen. Der manuell gesetzte Status ist für Ausnahmen da. Wer ihn dauerhaft auf „Beschäftigt“ stellt, ist für alle unsichtbar erreichbar – oder unerreichbar.
Ablaufzeit setzen. Für „Nicht stören“ und die Statusmeldung immer eine Dauer wählen. Teams bietet 30 Minuten bis „diese Woche“ an.
Kalender pflegen. Termine, Fokuszeit und Abwesenheiten im Kalender halten den Status ohne Handarbeit korrekt – und Kolleginnen sehen den Grund, nicht nur die Farbe.
Der Status ist nur die halbe Information
Für den nächsten Schritt braucht man meist mehr als die Farbe: die Telefonnummer, den Arbeitsort, die Statusmeldung. Teams zeigt das auf der Profilkarte – aber pro Person, nicht für ein Team oder eine Abteilung. Ein Präsenz-Dashboard stellt Status, Nummer, Arbeitsort und Statusmeldung aller Mitarbeitenden auf einem Board dar, filterbar nach Status, Abteilung oder Standort. Wie sich Status und Filter im Dashboard verhalten, steht in der Funktionsübersicht.