Microsoft Teams: Status aller Mitarbeiter auf einen Blick sehen
Teams zeigt den Präsenzstatus nur dort, wo Sie gerade chatten oder anrufen. Wer die ganze Organisation sehen will, braucht eine Übersicht. So bekommen Sie sie – mit Bordmitteln und mit einem Präsenz-Dashboard.
Die Frage kommt in jeder Organisation irgendwann auf: „Kann ich in Teams sehen, wer gerade erreichbar ist – von allen?“ Die kurze Antwort: Microsoft Teams zeigt den Status zuverlässig, aber immer nur für die Personen, die Sie gerade vor sich haben. Eine Übersicht über die ganze Organisation gibt es in Teams selbst nicht.
Wo Teams den Status anzeigt
Der farbige Punkt am Profilbild ist der Präsenzstatus. Er erscheint überall dort, wo Teams eine Person darstellt:
- im Chat und in Gruppenchats,
- in Kanälen neben dem Namen,
- auf der Profilkarte, die beim Klick auf einen Namen aufgeht,
- in der Anrufliste und unter Anrufe → Kontakte,
- in Outlook neben Absendern und Empfängern.
Das reicht, um vor einem Anruf kurz zu prüfen, ob die Kollegin frei ist. Es reicht nicht, um an der Zentrale oder im Empfang zu sehen, welche der 80 Kolleginnen und Kollegen gerade da sind.
Was mit Bordmitteln geht
Ein paar Wege bringen Sie näher an eine Übersicht heran:
Kontaktgruppen in Teams. Unter Anrufe → Kontakte legen Sie Gruppen an und fügen Personen hinzu. Jede Person trägt ihren Status. Nachteile: Die Liste pflegt jede Nutzerin selbst, sie zeigt weder Telefonnummer noch Arbeitsort auf einen Blick, und sie ist nicht für einen großen Bildschirm gemacht.
Gruppenchat mit dem Team. In einem Gruppenchat sehen Sie die Teilnehmenden mit Status. Praktisch für ein kleines Team, unpraktisch ab zwanzig Personen und ohne Filter.
Outlook-Adressbuch. Outlook zeigt den Teams-Status neben Namen an, aber nur für Personen, die gerade in einer Mail oder einem Termin auftauchen.
Allen drei Wegen fehlt dasselbe: eine Ansicht, die die gesamte Organisation zeigt, sich nach Status, Abteilung oder Standort filtern lässt und neben dem Status auch das zeigt, was man für den nächsten Schritt braucht – die Telefonnummer, die Statusmeldung, den Arbeitsort.
Die Übersicht: ein Präsenz-Dashboard
Genau dafür gibt es TeamsDashboard: ein Board, das alle Mitarbeitenden Ihrer Microsoft-365-Organisation mit Live-Status, Telefonnummer, Arbeitsort und Statusmeldung anzeigt – im Browser und als App in der linken Leiste von Microsoft Teams.
So sieht der Ablauf aus:
- Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an und starten die kostenlose Testphase.
- Ein Administrator gibt den Zugriff auf Präsenz- und Profildaten einmalig frei und schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag im Kundenportal ab.
- Das Dashboard steht bereit. Wer es nutzen darf und wer darin erscheint, steuern Sie über Microsoft-365-Gruppen (Kundenportal).
Die Daten kommen direkt aus Microsoft 365. TeamsDashboard speichert keine Mitarbeiter- oder Präsenzdaten auf eigenen Servern; sie werden im Browser angezeigt und sind so aktuell wie in Teams selbst.
Typische Einsatzorte
- Empfang und Telefonzentrale: Wer ist da, wer ist im Meeting, an wen darf ich durchstellen? Die Volle-Breite-Ansicht ist für den Monitor im Empfang gemacht.
- Teamleitung: Wer arbeitet heute im Büro, wer im Homeoffice, wer ist außer Haus?
- Support und Vertrieb: Wen erreiche ich jetzt sofort per Anruf oder Chat?
Wenn Sie es ausprobieren wollen: Die Live-Demo läuft ohne Anmeldung mit Beispieldaten. Die Testphase dauert 14 Tage, braucht keine Kreditkarte und gilt für Ihre ganze Organisation.